采購行為直接影響到原材料質(zhì)量的好壞、食堂成本的高低以及食堂經(jīng)營資金的周轉(zhuǎn)速度。而在采購行為中，暗吃回扣。以次充好、虛報(bào)價(jià)格等采購漏洞也屢見不鮮。所以控制食堂采購成本對食堂的經(jīng)營業(yè)績是至關(guān)重要的，采購成本的下降可減少食堂的支出，降低成本，增加利潤，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。
1、健全組織、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)為了確保食堂采購成本控制落到實(shí)處，應(yīng)成立采購評審小組，由經(jīng)理任組長、采購部門經(jīng)理任副組長、各相關(guān)職能部門經(jīng)理任組員，定期召開會議，發(fā)動大家獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，從而使采購成本控制的理論和措施貫穿到各項(xiàng)經(jīng)營管理活動之中。
2、食堂采購工作規(guī)范化按照供應(yīng)鏈管理原理規(guī)范食堂采購流程，建立采購管理信息系統(tǒng)，使采購成本控制工作規(guī)范化、制度化?？煞譃橐韵?點(diǎn)：
1) 周密計(jì)劃：堅(jiān)持按需采購，同時(shí)盡量減少因突發(fā)性采購而額外增加采購費(fèi)用；2) 設(shè)置模擬采購成本：根據(jù)市場可接受的價(jià)格和預(yù)期利潤率確定每個會計(jì)年度的模擬，作為食堂采購成本控制的基準(zhǔn)限額；
3) 控制采購權(quán)限：設(shè)置食堂采購人員的采購權(quán)限，同時(shí)規(guī)定超過權(quán)限的審批程序；
4) 控制庫存量：在食堂采購管理系統(tǒng)中，規(guī)定每種原料的最大儲存量和最長儲存期，一旦超過最高值即采取糾正措施；
5) 對供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)證：向獲得采購評審小組的供應(yīng)商采購，可以節(jié)省許多詢價(jià)、談判的時(shí)間與費(fèi)用。因此所有供應(yīng)商都必須經(jīng)過認(rèn)證，不得向未經(jīng)認(rèn)證的供應(yīng)商采購；
3、靈活運(yùn)用采購成本的降低策略 1) 統(tǒng)一采購
一般來說，所采購的商品數(shù)量越大，壓低價(jià)格的籌碼也就越高，即所謂“多買賤賣，薄利多銷”。目前在中國擁有2000多加店面的肯德基和擁有1000多家店面的麥當(dāng)勞，都采取統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購的方式。這樣做可以極大地提高規(guī)模效應(yīng)，減少中間環(huán)節(jié)，有力地降低采購成本。
2) 統(tǒng)一采購與各區(qū)域分散采購相結(jié)合國內(nèi)很多大型餐飲集團(tuán)都采取了統(tǒng)一采購與分散采購相結(jié)合的模式。現(xiàn)代食堂采購可以借鑒這一成功經(jīng)驗(yàn)，其中集團(tuán)總部對價(jià)值高、關(guān)鍵性的物資實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購。統(tǒng)一采購可獲得規(guī)模效應(yīng)，可降低采購成本、有效控制庫存。而各區(qū)域?qū)ε啃〉牡椭狄缀钠?，以及需要每次采購的果蔬鮮魚鮮肉可實(shí)行區(qū)域分散采購。
3) 本地采購與外地采購相結(jié)合食堂所需原材料一般都在本地就近購買，以便及時(shí)滿足需求。但各地產(chǎn)品的價(jià)格又各不相同，尤其是干貨、調(diào)料等，進(jìn)貨的渠道不同，價(jià)格也不一樣。這就需要經(jīng)過市場調(diào)查研究，摸清本地和外地的價(jià)格行情。若外地價(jià)格便宜，可以有計(jì)劃地去外地采購?fù)荣|(zhì)量價(jià)格不同的食品，存放冷庫備用。
4) 電子采購電子采購成為現(xiàn)代食堂發(fā)展的一大趨勢。現(xiàn)代食堂經(jīng)營應(yīng)順應(yīng)潮流，及時(shí)行動，加大對電子商務(wù)的投入，煮不來實(shí)現(xiàn)電子采購一體化的在線供應(yīng)鏈管理，一方面推行并不斷改進(jìn)“為訂單而采購”的經(jīng)營模式，最大限度地縮減銷售物流與采購物流之間的中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，按需求定供應(yīng)，以信息化管理庫存；另一方面再造銷售模式和采購模式，逐步實(shí)現(xiàn)在線、適時(shí)的電子采購并不斷提高其比例。
如何減少食堂采購漏洞
在采購行為中，暗吃回扣、以次充好、虛報(bào)價(jià)格等情形被稱為采購漏洞。要杜絕漏洞，首先需要制度產(chǎn)生漏洞的原因，然后才能對癥下藥。一般造成漏洞的原因有以下幾點(diǎn)：
1、食堂采購部門缺乏計(jì)劃，盲目采購，庫存量大、庫損高，造成浪費(fèi)和流動資金呆滯；2、食堂采購人員缺乏相關(guān)知識、信息不靈、責(zé)任心不強(qiáng)、圖省事、怕麻煩、采購前不貨比三家；對季節(jié)差價(jià)掌握不準(zhǔn)；
3、不能堅(jiān)持多人知情、多人參與、多人采購的制度；
4、大宗物品采購暗箱操作，現(xiàn)金交易，未能實(shí)行公開競標(biāo)；大宗低值易耗品采購質(zhì)次價(jià)高，損耗增大；
5、采購監(jiān)督的部門失察。
防止食堂采購漏洞的措施
1、把好采購人員選擇關(guān)
大家都制度采購是“良心活”，采購人員的素質(zhì)和品德應(yīng)成為選聘的首要條件。
2、加強(qiáng)市場調(diào)查對市場進(jìn)行定期或不定期的調(diào)查，有助于掌握市場行情，了解貨物的價(jià)格質(zhì)量、數(shù)量關(guān)系，并與自己采購來的物品進(jìn)行對比，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。執(zhí)行市場調(diào)查人員可以是專職的，也可以由財(cái)務(wù)人員、行政人員甚至經(jīng)理兼任，也可以采用輪流方法進(jìn)行調(diào)查。
3、建立原材料采購及入庫驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對于食堂常用的和大宗件原材料，采購部可以與廚房、庫房一起制定原材料采購及入庫驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，就原材料的質(zhì)量、色澤、形狀、規(guī)格等選定一個適中的標(biāo)準(zhǔn)，最好拍攝成可以參照的實(shí)物圖片。這在防止以次充好、摻雜使假方面效果顯著。一定要牢記。庫房與廚房絕不可以受采購的左右。
4、加強(qiáng)采購的計(jì)劃控制計(jì)劃是制定可以防止盲目采購，避免造成原料的積壓以及變質(zhì)腐爛和資金積壓的不良局面。
計(jì)劃是依據(jù)食堂的日常消耗、實(shí)力數(shù)據(jù)及用餐人數(shù)制定出來的。因此食堂要做好日常消耗的臺賬以及倉庫的出料統(tǒng)計(jì)等扎實(shí)的基礎(chǔ)工作。在計(jì)劃制定過程中，需要把握好一些原材料的季節(jié)性；同時(shí)掌握常用原材料的價(jià)格變動趨勢，適時(shí)采購。
5、建立采購制約機(jī)制食堂采購人員的工作特點(diǎn)就是天天與商品和金錢打交道，金錢是有誘惑力的，人對利益的欲望很難滿足。管理者必須在管理制度、工作流程上對采購工作實(shí)行相互監(jiān)督、相互制約的機(jī)制，防止在采購配送過程中產(chǎn)生腐敗現(xiàn)象。
